Nhân sự là gì? Vai trò và các vị trí công việc của HR

Nhân sự là gì? Mô tả về công việc nhân sự có gì thú vị? Nhiều người nghĩ nghề Nhân sự chỉ là đơn thuần nhằm mục đích tuyển dụng và hiển nhiên dừng lại ở đó. Tuy nhiên, đó chỉ là sự mô tả về một khía cạnh nhỏ mà thôi. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc xoay quanh ngành nghề này.

Nhân sự là gì?

Nhân sự hay HR là gì? Chúng ta cùng nhau đi tìm câu trả lời nhé!

Nhân sự là bộ phận thực hiện các công việc liên quan đến quản lý, phát triển và sử dụng nguồn lực con người trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nhân sự không chỉ bao gồm việc tuyển dụng và sa thải, mà còn liên quan đến việc đào tạo, đánh giá, phát triển kỹ năng, và tạo động lực cho nhân viên để họ có thể phát huy tối đa năng lực của mình, góp phần vào sự thành công của tổ chức.

Nói một cách dễ hiểu, nghề nhân sự chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên từ tìm kiếm ứng viên và tuyển dụng, cho đến đào tạo và sa thải. Bên cạnh đó, nhân sự còn quản lý các phúc lợi, tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh, nhằm giữ chân những nhân viên giỏi, thúc đẩy năng suất làm việc và khuyến khích sự trung thành, tận tâm của nhân viên đối với tổ chức.

HR (Human Resources) là thuật ngữ dùng để chỉ ngành quản trị nhân sự.

Vai trò của bộ phận nhân sự

Bộ phận nhân sự (Human Resources – HR) đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì và phát triển lực lượng lao động của một doanh nghiệp. Các hoạt động chính của bộ phận nhân sự bao gồm:

• Tuyển dụng và lựa chọn: Tìm kiếm, tuyển dụng và lựa chọn những ứng viên phù hợp cho các vị trí công việc trong tổ chức.
• Đào tạo và phát triển: Cung cấp các chương trình đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên, giúp họ nâng cao năng lực và chuẩn bị cho các vai trò lớn hơn trong tương lai.
• Quản lý hiệu suất: Đánh giá và quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên, bao gồm việc thiết lập mục tiêu, theo dõi tiến độ và đánh giá kết quả công việc.
• Quản lý lương thưởng và phúc lợi: Đảm bảo rằng nhân viên được hưởng lương, thưởng và các phúc lợi khác một cách công bằng và cạnh tranh.
• Quan hệ lao động: Giải quyết các vấn đề liên quan đến quan hệ lao động, bao gồm việc giải quyết tranh chấp, khiếu nại, và duy trì môi trường làm việc tích cực.
• Phát triển văn hóa tổ chức: Xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp, bao gồm các giá trị, quy tắc và hành vi mà tổ chức mong đợi từ nhân viên.

Một ví dụ rất dễ nhận thấy trong thực tế về vai trò của quản trị nhân sự là khi người làm nhân sự tìm được đúng người cho đúng việc; vào đúng thời điểm (right person for right job at right time) thì cả doanh nghiệp/tổ chức và người lao động đều có lợi.

Ở Việt Nam, ngành nhân sự vẫn chưa được đánh giá đúng tầm quan trọng của hoạt động quản trị; phát triển nguồn nhân lực như đúng bản chất của nó. Và cũng ít ai hiểu được rằng, ngành nhân sự là hoạt động liên quan đến mọi hoạt động quản trị khác; có ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa tổ chức/doanh nghiệp với người lao động.

Các vị trí trong ngành nhân sự

Tùy vào vị trí, kinh nghiệm mà người làm tuyển dụng sẽ được phân công phần lượng công việc phù hợp. Song, chúng ta có thể khái quát mô tả công việc nhân sự sẽ phải thực hiện ngay sau đây:

Nhóm công việc tuyển dụng

Tuyển dụng là quá trình thu hút, sàng lọc; lựa chọn và chỉ định ứng viên phù hợp cho vị trí công việc đang cần tuyển của doanh nghiệp. Thành công của hoạt động tuyển dụng được đánh giá bằng số lượng vị trí trống được lấp đầy và thời gian cần thiết để tuyển dụng. Đây là hoạt động chính giúp củng cố lực lượng lao động của công ty.

Nhân viên tuyển dụng trong phòng nhân sự sẽ phải thực hiện các công việc:

• Lập kế hoạch; triển khai công tác tuyển dụng đáp ứng nhu cầu hoạt động, phát triển của doanh nghiệp;
• Đăng thông tin tuyển dụng trên các kênh; cung cấp đầy đủ thông tin cho ứng viên, tiếp cận với ứng viên tiềm năng;
• Sàng lọc CV và Sắp xếp lịch phỏng vấn cho ứng viên, v.v.

Nhóm công việc về lương thưởng và phúc lợi (C&B)

Lương thưởng là khoản tiền công hoặc tiền lương trả cho nhân viên để đổi lấy sự hoàn thành công việc của nhân viên. Phúc lợi là những lợi ích có thể không bằng tiền mặt; tạo động lực làm việc và giữ chân nhân viên.

Nhân viên C&B phải xây dựng cấu trúc lương thưởng và đảm bảo cung cấp những lợi ích cạnh tranh nhằm thu hút và giữ chân nhân tài cho công ty. Các mô tả công việc nhân sự cụ thể như:

• Thực hiện công tác chấm công, quản lý việc nghỉ phép, đi trễ, nghỉ việc…;
•  Xây dựng bảng lương theo vị trí công việc và năng lực;
• Xây dựng chính sách phúc lợi, đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, chế độ bảo hiểm, đóng thuế…
• Xử lý những tranh chấp phát sinh trong quan hệ lao động.

Nhóm công việc hành chính

Bộ phận hành chính nhân sự quản lý trải nghiệm tổng thể của nhân viên tại nơi làm việc. Nhân viên làm việc chặt chẽ với các nhà quản lý và nhân viên để giải quyết các vấn đề của nhân viên; xem xét đánh giá hiệu suất; thực thi các chính sách – quy trình của công ty; giám sát sự phát triển của tổ chức và điều tra nội bộ khi cần thiết:

• Quản lý hợp đồng lao động cho nhân viên, hồ sơ nhân viên, định biên nhân sự;
• Hướng dẫn nhân viên mới về hợp đồng lao động; làm rõ về mức lương, chính sách phúc lợi tại công ty;
• Theo dõi, thực hiện các chế độ nghỉ việc hay hết hạn hợp đồng theo quy định;
• Lập báo cáo theo định kỳ và thực hiện các công việc khác theo chỉ thị cấp trên;
• Thực hiện chuyển phát nhanh, giao nhận văn thư, hợp đồng, hóa đơn cho công ty và các phòng ban, v.v.

Nhóm quản lý, đánh giá hiệu suất

Mảng này tập trung vào việc đánh giá và cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên, giúp tổ chức đạt được mục tiêu chiến lược. Các công việc chính bao gồm:

• Thiết lập hệ thống đánh giá hiệu suất: Xây dựng các tiêu chí và quy trình đánh giá hiệu suất rõ ràng và công bằng.
• Tổ chức đánh giá hiệu suất định kỳ: Thực hiện các đánh giá hiệu suất hàng quý, hàng năm, hoặc theo yêu cầu để đánh giá kết quả công việc của nhân viên.
• Phản hồi và phát triển cá nhân: Cung cấp phản hồi xây dựng và hỗ trợ phát triển kế hoạch hành động cá nhân để giúp nhân viên cải thiện hiệu suất làm việc.
• Xây dựng kế hoạch thăng tiến: Đề xuất các chương trình thăng tiến và phát triển sự nghiệp cho những nhân viên có thành tích tốt.
• Đánh giá và cải thiện môi trường làm việc: Đánh giá môi trường làm việc và đề xuất các giải pháp để nâng cao năng suất và sự hài lòng của nhân viên.

Nhóm công việc đào tạo và phát triển

Doanh nghiệp phải cung cấp cho nhân viên các công cụ cần thiết cho sự thành công của họ. Trong đó bao gồm tổ chức cho nhân viên mới những khóa đào tạo định hướng sâu rộng; giúp họ nắm vững nghiệp vụ cũng như hòa nhập với văn hóa doanh nghiệp.

Nhiều bộ phận nhân sự cũng cung cấp những buổi tập huấn kỹ năng lãnh đạo và phát triển chuyên môn. Đào tạo lãnh đạo có thể dành cho các giám sát viên; quản lý mới được tuyển dụng; thăng chức về các chủ đề như: quản lý hiệu suất và cách xử lý các vấn đề quan hệ nhân viên ở cấp bộ phận.

Người làm nhân sự cần có những kỹ năng nào?

Người làm trong lĩnh vực nhân sự (HR) đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và phát triển nguồn lực con người của tổ chức. Để thành công trong vai trò này, họ cần phải có một số kỹ năng, kiến thức và phẩm chất quan trọng. Dưới đây là các yêu cầu cơ bản cần có của những người làm nhân sự:

Kiến thức chuyên môn về quản trị nhân sự

Để thành công trong nghề nhân sự, người làm cần có kiến thức sâu rộng về luật lao động, bảo hiểm và các quy định liên quan đến hợp đồng lao động. Kiến thức này không chỉ giúp đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn bảo vệ quyền lợi của cả nhân viên và tổ chức. Ngoài ra, hiểu biết về các lý thuyết quản trị nhân sự, quy trình tuyển dụng, đào tạo và quản lý hiệu suất là yếu tố không thể thiếu. Kỹ năng quản lý lương thưởng và phúc lợi cũng là một phần quan trọng của công việc này, giúp xây dựng và thực hiện các chính sách lương thưởng công bằng, cạnh tranh.

Kỹ năng giao tiếp và quan tâm đến con người

Kỹ năng giao tiếp hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp người làm nhân sự truyền đạt thông tin một cách rõ ràng, thuyết phục và hiệu quả. Đồng thời, người làm nhân sự cần có sự quan tâm đến con người, hiểu và cảm thông với mong muốn, nhu cầu của nhân viên. Họ cần tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh, tích cực, thúc đẩy động lực và đóng góp của nhân viên vào sự phát triển của tổ chức. Sự lắng nghe chủ động là cần thiết để hiểu rõ và giải quyết kịp thời những vấn đề mà nhân viên gặp phải.

Kỹ năng giải quyết vấn đề và phân tích tình huống

Người làm nhân sự thường xuyên phải đối mặt với các vấn đề liên quan đến nhân viên, từ xử lý khiếu nại, giải quyết vấn đề lương thưởng, đến các vấn đề liên quan đến phúc lợi. Kỹ năng giải quyết vấn đề là yêu cầu thiết yếu giúp họ linh hoạt ứng phó với các tình huống, hạn chế xảy ra những vấn đề tiêu cực không cần thiết. Kỹ năng phân tích và đánh giá cũng đặc biệt quan trọng, nhất là trong quá trình tuyển dụng và quản lý nhân viên. Khả năng phân tích câu trả lời của ứng viên, đánh giá kỹ năng, kiến thức và tính cách sẽ giúp chọn lọc ra những ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc.

Khả năng phân tích còn giúp người làm nhân sự đánh giá tiềm năng phát triển của nhân viên, từ đó có những chính sách thăng tiến phù hợp hoặc bổ sung vào các vị trí quản lý còn thiếu.

Tinh thần tổ chức và trách nhiệm

Tinh thần tổ chức và trách nhiệm là những phẩm chất cần thiết của một người làm nhân sự. Họ cần chủ động trong công việc, tuân thủ và làm gương cho đội ngũ nhân viên theo các quy định và chính sách của công ty. Việc này không chỉ đảm bảo rằng các hoạt động của bộ phận nhân sự được thực hiện đúng thời hạn và hiệu quả, mà còn giúp duy trì sự chuyên nghiệp và trật tự trong tổ chức.

Khả năng làm việc dưới áp lực

Bất kỳ công việc nào cũng sẽ có những căng thẳng và áp lực nhất định, và nghề nhân sự cũng không ngoại lệ. Người làm nhân sự phải chịu được áp lực khi không tuyển đủ người cho các bộ phận, khi có nhiều nhân viên nghỉ việc, hoặc khi ứng viên đến phỏng vấn không đáp ứng được yêu cầu. Khả năng chịu được áp lực công việc là yếu tố quan trọng giúp họ giữ vững tinh thần và hiệu suất làm việc trong những tình huống khó khăn.

Khả năng làm việc với các công nghệ quản lý nhân sự

Sự thành thạo trong việc sử dụng các hệ thống quản lý nhân sự (HRIS) là một yêu cầu cần thiết đối với người làm nhân sự hiện đại. Họ cần biết cách sử dụng các công cụ công nghệ để theo dõi, quản lý thông tin nhân viên và xử lý công việc một cách hiệu quả. Khả năng phân tích dữ liệu nhân sự từ các hệ thống này giúp họ đưa ra những quyết định chính xác liên quan đến tuyển dụng, đánh giá hiệu suất và quản lý phúc lợi.

Đạo đức nghề nghiệp và tính chính trực

Người làm nhân sự phải luôn duy trì sự bảo mật và kín đáo trong việc xử lý thông tin cá nhân và các vấn đề nội bộ của nhân viên. Đạo đức nghề nghiệp vững vàng và tính chính trực giúp họ đưa ra những quyết định công bằng và khách quan, xây dựng lòng tin và sự tôn trọng từ phía nhân viên và các bên liên quan.

Tinh thần cầu tiến và học hỏi liên tục

Ngành nhân sự liên tục thay đổi và phát triển, đặc biệt trong bối cảnh thị trường lao động đầy biến động. Người làm nhân sự cần có tinh thần cầu tiến, luôn cập nhật kiến thức mới và áp dụng những phương pháp, công nghệ tiên tiến nhằm cải thiện quy trình tuyển dụng và quản lý nhân sự. Khả năng thích ứng với sự thay đổi và học hỏi liên tục sẽ giúp họ nâng cao kỹ năng, cải thiện hiệu quả công việc và đóng góp tích cực vào sự phát triển của tổ chức.

>> Xem thêm: Những ai có thể làm Nghề Nhân sự?

Các câu hỏi liên quan trong ngành Nhân sự

Nghề nhân sự học ngành nào?

Để theo đuổi nghề nhân sự, bạn có thể lựa chọn học các ngành học có liên quan trực tiếp đến quản trị nhân sự hoặc các ngành khác có liên quan đến quản lý và phát triển con người. Dưới đây là một số ngành học phổ biến mà nhiều người lựa chọn để bước vào lĩnh vực nhân sự:

1. Ngành Quản trị Nhân sự
2. Ngành Quản trị Kinh doanh
3. Ngành Tâm lý học
4. Ngành Luật
5. Ngành Xã hội học
6. Các nhóm ngành Kinh tế

Recruitment và Talent Acquisition có sự khác biệt như thế nào?

Tuyển dụng (Recruitment) là một quy trình được đơn giản hóa bởi các bước: Đăng tin tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ từ ứng viên, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn ứng viên và chọn người phù hợp (dựa trên các tiêu chí đã được xác lập.

Trong khi đó, Talent Acquisition là một quá trình “dài hơi” hơn vì nó được định hướng phát triển với với một tầm nhìn chiến lược trước và sau quá trình tuyển dụng. Điểm khác ở Talent Acquisition là ngoài việc tuyển dụng đơn thuần. Nó còn có nhiệm vụ lựa chọn nguồn nhân sự; theo dõi và xây dựng mối quan hệ với các ứng viên không được chọn để có thể tuyển dụng họ cho những vị trí phù hợp hơn. 

Nói cách khác, Talent Acquisition giúp công ty tạo ra một nhóm ứng viên tiềm năng sẵn có để tuyển dụng trong tương lai. Các công ty có thể lưu dữ liệu của các ứng viên; tạo lập hệ thống để xem xét; chuẩn bị được một nguồn nhân lực dồi dào thay vì phải tuyển dụng nhiều lần.

Có khác biệt gì về nhân sự giữa công ty –  HR Internal và các công ty dịch vụ nhân sự – HR Services?

Cả internal và services HR đều tìm những ứng viên phù hợp cho vị trí đang trống. Nhưng recruiter sẽ trực tiếp tham gia vào toàn bộ quá trình tuyển dụng. Từ đăng tin tuyển dụng; đọc hồ sơ của ứng viên và phỏng vấn trực tiếp. Một vài nhà tuyển dụng sẽ chủ động tìm kiếm ứng viên. Nhưng phần lớn họ sẽ đăng tin lên các trang tìm việc hoặc dùng trang web của công ty. Những nhà tuyển dụng sẽ thường xuyên theo dõi; tìm kiếm người cho vị trí còn trống trong công ty.

Các HR services – sẽ được các công ty thuê để tìm những ứng viên phù hợp cho những vị trí yêu cầu những kỹ năng đặc biệt và có trình độ cao. Nhiều công ty gặp nhiều khó khăn trong việc tuyển dụng những vị trí. Thông qua các kênh tìm kiếm thông thường hay muốn tiết kiệm thời gian; tiền bạc và công sức, họ sẽ tìm đến các headhunter. 

Hiện nay, trên thị trường có nhiều công ty chưa xây dựng một cách hoàn thiện bộ phận Nhân sự. Do vậy, các chức năng nên có nhu cầu thuê ngoài từ các công ty cung cấp dịch vụ Nhân sự.

Có thể kể đến các dịch vụ như:

• Dịch vụ tuyển dụng (Headhunter): Đây là dịch vụ tuyển nhân sự cho các công ty có nhu cầu;
• Dịch vụ tiền lương và bảo hiểm: Dịch vụ này giúp xây dựng hiệu quả hệ thống bản lương và tính, chi trả lương hàng tháng cũng như các nghiệp vụ khác có liên quan đến việc đóng thuế thu nhập cá nhân cho người lao động;
• Nhiều dịch vụ tư vấn quản trị nhân sự khác, thậm chí nhiều công ty tuyển dụng, đào tạo nhân sự và cho các công ty khác thuê lại nguồn lực nhân sự này.

Nguồn tài liệu nào phù hợp để tích lũy thêm kiến thức về Nhân sự, đặc biệt là trong mảng Tuyển dụng?

Trên thị trường, hiện vẫn chưa có một nguồn thông tin chính thống nào cung cấp những tài liệu về mảng Tuyển dụng, tuy nhiên, các bạn vẫn có thể tham khảo những nguồn sau đây:

1. Nguồn kiến thức từ các khóa học, đào tạo chuyên sâu về tuyển dụng. Lưu ý, các bạn nên cân nhắc vì chỉ khi bạn thật sự mong muốn đi theo và đồng hành, phát triển lâu dài với ngành nghề này thì hãy thử sức trải nghiệm; Lúc đó, bạn mới tìm thấy giá trị thật sự của công việc mà bạn sẽ theo đuổi;
2. Nguồn kiến thức từ các tài liệu là các trang web, bài viết, ebook, sách, tin tức về nhân sự, tuyển dụng (VD: Linkedin, SHRM,…). Một số quyển sách hay và khá nổi tiếng chuyên về Nhân sự như: Nguyên tắc nơi công sở (Work rules) của Google, Đắc nhân tâm, Sức mạnh của việc đặt câu hỏi đúng, Đừng bao giờ đi ăn một mình.

Lời kết

Hãy cẩn trọng trong việc chọn lọc thông tin vì với thời đại phát triển của truyền thông – mạng xã hội; lượng thông tin dễ bị nhiễu và có nhiều nguồn chưa thật sự chính xác. Nghề nhân sự ngày càng được quan tâm nhiều hơn thì đòi hỏi và thách thức với người làm nghề lại càng lớn.  Hy vọng với những thông tin vừa chia sẻ, mọi người sẽ hiểu hơn về nhân sự là làm gì? HR là gì và những vấn đề xoay quanh. Nhân sự là làm gì sẽ không còn khiến nhiều người thắc mắc nữa. Chúc cho các bạn sẽ có những hành trang về thông tin bổ ích cho định hướng phát triển nghề nghiệp của mình.

---

Có thể bạn quan tâm:

• 3 điều lầm tưởng về nghề Nhân sự (HR)
• 6 công cụ tuyển dụng phổ biến trong ngành Nhân sự

Xem thêm top việc làm Developer trên TopDev