Văn hóa giao tiếp qua Email – Thế nào là chuyên nghiệp?

Email là phương tiện trao đổi quan trọng trong công việc. Trong thời đại phát triển mạnh mẽ của kỹ thuật số, nó được xem như một sản phẩm mang tính ứng dụng đáp ứng gần như tuyệt đối nhu cầu trao đổi thông tin.

Thế nhưng, liệu bạn đã biết về văn hóa giao tiếp thông qua email hay chưa? Cùng TopDev tìm hiểu nhé, nó đôi khi là cả một nghệ thuật đấy!

Những yếu tố cơ bản cần nắm bắt

Tiêu đề Email

Đừng để tiêu đề của bạn trở nên xáo rỗng. Đồng thời, cũng nên loại bỏ cách đặt những tiêu đề quá dài dòng. Điểm mấu chốt của tiêu đề là tính ngắn gọn, có chức năng thông báo chính xác nội dung của email. 

Nếu tiêu đề là những báo cáo được thiết lập theo một chu trình quản lý thời gian, bạn cần bổ sung thời gian trong tiêu đề. Từng tuần, từng tháng, từng quý hay từng năm, bạn cần đặt theo một quy chuẩn thống nhất.

Tránh các tiêu đề không dấu, viết hoa tùy tiện, có các ký tự lạ nhằm làm mất đi tính nhận diện email. Người nhận sẽ nghĩ đó là spam và tất nhiên, việc xóa mất dữ liệu quan trọng có thể xảy ra. Một lưu ý nữa chính là bạn phải thay đổi tiêu đề sao cho phù hợp với từng nội dung nếu có những thay đổi, chỉnh sửa muốn nhấn mạnh, đề cập đến.

Cấu trúc Email

Hãy quan tâm đến 3 phần chính làm nên 1 email.

+ Lời chào mở đầu thể hiện sự tôn trọng của bạn là điều cần thiết thực hiện.

Ví dụ:

Dear anh/ chị…!, Xin chào anh/chị…, Thân gửi anh/chị…

+ Nội dung cần được phân bổ hợp lý với các trình tự logic. Phải đảm bảo các nội dung bảo các vấn đề được đề cập cô đọng, ngắn gọn. Nội dung email cần đúng trọng tâm, tránh lan man. Đồng thời, bạn nên kiểm tra song song hai vấn đề chính tả và ngữ pháp của nội dung email. Điều này giúp nội dung email đạt tính chuẩn xác

+1 dòng kết email với câu kết, kèm theo đó là lời cảm ơn chân thành. Tất nhiên, không thế những lời nhắc về việc phản hồi của người nhận email. Hãy bổ sung một lời chúc tốt đẹp để gia tăng sự trân trọng.

Ví dụ: “Regards” hoặc “Your faithfully” hoặc Thân mến; Chúc bạn một ngày tốt đẹp…

Tính thận trọng – Yếu tố tạo ra sự chuyên nghiệp

Sự thận trọng là yếu tố quyết định và chính nó thúc đẩy bạn tạo ra sự chuyên nghiệp. Cùng điểm xem tính thận trọng được thể hiện như thế nào?

Biểu hiện phản ánh yếu tố chuyên nghiệp

– Thêm chữ ký được xem là cách thức thông minh để người nhận dễ dàng phản hồi bạn.

– Kiểm tra – hiệu chỉnh sau khi viết nội dung đồng thời điền email của người nhận sau cùng. Check lại mọi thứ từ nội dung, câu chữ, lối diễn đạt,… đã thật sự phù hợp hay chưa? Khi đảm bảo mọi thứ không có gì sai sót, hãy bắt đầu điền email của người nhận. Đây là thao tác giúp giảm thiểu tình trạng email được gửi đi khi bạn chưa kịp ra soát nội dung tổng thể.

– Quan tâm và cân nhắc các chức năng khi gửi email: Như các bạn đã biết, phần thêm địa chỉ email được phân loại thành 3 phần: To, Cc và Bcc.

Thực tế, mỗi phần đều có ý nghĩa riêng của nó. Do vậy, hãy cân nhắc để không điền sai vị trí địa chỉ email người nhận.

Xem thêm: Trắc nghiệm tính cách MBTI, bạn đã biết chưa?

– To: Vị trí email gửi trực tiếp cho người chịu trách nhiệm chính quản lý và giải quyết thông tin, công việc. 

– Cc: Vị trí email của người có liên quan. Người gửi muốn họ cũng biết được thông tin về email này cùng với người trực tiếp xử lý vấn đề.

– Bcc: Vị trí email mà người gửi muốn người nhận biết thông tin này một cách bí mật. Trường hợp người nhận muốn phản hồi, không nên chọn “Reply to all”. Đồng thời, nên xem xét kỹ lưỡng khi đưa ra các quyết định “Reply”, “Forward”. Điều này liên quan đến câu chuyện bảo mật thông tin, vì thế, bạn cần thật sự lưu tâm.

Tính chuyên nghiệp trong từng trường hợp thực thế

Phân loại theo từng trường hợp

A. Lần đầu gửi Email cho người khác

Văn bản mẫu và những lưu ý kèm theo:

Chủ đề Email:  “Về việc (nêu ra trọng tâm vấn đề nhưng cần tinh gọn)”

Nội dung:

Chào chị …. (Ghi rõ tên người nhận, tránh dùng Dear anh/chị; tuyệt đối không ghi sai tên người nhận)

Em là…. đến  từ….(cơ quan/ đoàn thể/ nơi cộng tác tương ứng). Em biết được email của chị do anh… bên công ty…. giới thiệu (nêu ra hoàn cảnh hoặc gợi nhắc về dịp/sự kiện nào đó mà người gửi biết được)

Em viết email này để (nếu ra vấn đề cần thảo luận; triển khai vấn đề chi tiết nhưng không dài dòng, lan man).

Từng ý 1…

        ý 2…

        ……..

Tuy nhiên, một bất cập có thể xảy ra là….

Vì vậy, em đề xuất mình có thể…

Bước tiếp theo, mong chị gửi em … . Nếu cần bổ sung thêm thông tin, chị cứ nói với em hoặc liên hệ với em tại… (kênh liên hê của bạn: Facebook, Skype, Linkedin,…)

Mong sớm nhận được phản hồi của chị.

Cảm ơn anh/chị,

B. Email phản hồi người khác  

Văn bản mẫu và những lưu ý kèm theo:

Gửi chị…

Cảm ơn email của chị. Về các vấn đề mà chị đưa ra, em xin phản hồi như sau: (triển khai từng việc)

Thứ nhất,…

Thứ hai,…

      …….

Để em có thể tiến hành…xin chị phản hồi giúp em một số điểm như sau: (triển khai từng phần nhỏ)

– (Trình bày thắc mắc)

– (Trình bày thắc mắc)

Sau khi nhận được những thông tin trên từ chị, bước tiếp theo của em sẽ là…

Mong nhận được phản hồi của chị trước ngày…để kịp tiến hành … đúng hạn.

Email này em có cc chị… và….đến từ phòng ban… để giải đáp giúp chị về vấn đề… nếu chị có thêm yêu cầu. (Lưu ý về ý nghĩa của các vị trí Cc, Bcc). Cảm ơn chị.

Thân gửi,

(Tên của bạn hoặc chữ ký của bạn)

C. Trường hợp đối với Email dạng Follow-up

Văn bản mẫu và những lưu ý kèm theo:

Gửi chị…

Em là…. đến  từ….(cơ quan/ đoàn thể/ nơi cộng tác tương ứng). Em gửi chị email này xin được follow-up về việc,…

Em cần chị phản hồi giúp em về vấn đề … và gửi cho em … để có thể tiến hành … trước ngày…/…/…

Email trước em đã forward phía dưới để chị tiện xem lại. File đính kèm trong email này là giấy tờ A, B và C

Mong sớm nhận được phản hồi của chị.

Cảm ơn chị,

(Tên của bạn hoặc chữ ký của bạn)

Bước kiểm tra cuối cùng

Sau khi đảm bảo cấu trúc email với đầy đủ các nội dung được triển khai. Bạn sẽ thực hiện bước cuối cùng để Email của mình chuyên nghiệp, tạo sự thuyết phục đối với người nhận.

Xem thêm: Nguyên tắc 5W – 1H – 2C – 5M – “Chìa khóa” thiết lập kế hoạch công việc hiệu quả

Những điều bạn cần kiểm tra như sau:

– Liệu Email đã giải quyết hay nêu ra được vấn đề chính một cách rõ ràng chưa? Nội dung đã đặt ra yêu cầu hành động cụ thể tiếp theo với người nhận?

– Số lượng file đính kèm (nếu có) đã đầy đủ chưa? Định dạng file có bị chính xác?

– Kiểm tra sự đồng nhất về format hình thức lẫn nội dung.

– Rà soát lỗi chính tả lại một lần nữa đồng thời đọc lại xem văn phong có phù hợp với mục đích của email hay không?

Lời kết

Việc giao tiếp qua email cũng có thành công, và cũng có thất bại. Do vậy, để giao tiếp thành công, bạn cần thật sự đầu tư cho “cuộc giao tiếp” này. Điều quan trọng là bạn cần nắm vững những kỹ năng cơ bản; các kiến thức để có thể tổ chức, xử lý nội dung một cách phù hợp. TopDev hi vọng với những tip chia sẻ trong bài viết, các bạn sẽ có những điều bổ ích trong việc hoàn thiện kỹ năng viết email của bản thân. Đồng thời, biết cách phát triển để việc giao tiếp email của bạn chuyên nghiệp hơn mỗi ngày.