6 giải pháp công nghệ hữu ích cho phòng nhân sự của bạn

Rất ít bộ phận giải quyết nhiều nhiệm vụ hoặc quản lý nhiều thông tin như ngành nhân sự. Công nghệ hỗ trợ thực hiện các nhiệm vụ về tuyển dụng, tính lương và đánh giá hiệu suất, đồng thời cho phép các nhân viên nhân sự làm việc tốt hơn với nhân viên của công ty mình.

Dưới đây là sáu công cụ công nghệ về nhân sự mà bất kỳ doanh nghiệp thuộc mọi quy mô có thể có thực hiện nhằm xây dựng nguồn nhân sự dồi dào và phát triển tổ chức tốt hơn.

1. HRMS (Hệ thống quản lý nguồn nhân lực) hoặc HRIS (Hệ thống thông tin nguồn nhân lực)

Bộ phận nhân sự có rất nhiều thông tin để nhập, lưu trữ và theo dõi. Phương pháp phổ biến nhất để tổ chức thông tin này là thiết lập một hệ thống quản lý nguồn nhân lực toàn diện (HRMS).

Dù cho đó là giải pháp phần mềm hay phần mềm dưới dạng dịch vụ, HRMS có thể là người bạn tốt nhất về mặt nhân sự. Nó lưu trữ và tổ chức dữ liệu, ví dụ như hồ sơ nhân viên, lịch trình, hồ sơ tham dự và nhiều hơn nữa.

Các hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) thường là các giải pháp dựa trên nguồn dữ liệu, cho phép bạn tạo ra các báo cáo chuyên sâu nhằm mục đích kiểm toán.

Phần lớn các dịch vụ HRMS, như Paychex và Workday, chúng hoạt động như nền tảng trung tâm của HR và thường dưới hình thức các mô-đun hoặc tích hợp cho phép người dùng truy cập các dịch vụ trả lương, quản lý lợi ích và đánh giá hiệu suất.

2. Giải pháp về hiệu suất

Các đánh giá và theo dõi về hiệu suất không chỉ là cuộc họp thường niên giữa người giám sát và nhân viên, mà còn được thể hiện thông qua việc các mục tiêu được thảo luận trong cuộc họp đó cần được xem xét lại trong suốt quá trình bởi HR. Để đánh giá hiệu suất và xây dựng mục tiêu tốt hơn cho từng nhân viên, HR có thể cung cấp cho người quản lý các công cụ giúp theo dõi hiệu suất của nhân viên trong suốt cả năm, lưu các ghi chú và phản hồi để chuẩn bị đánh giá cho cả người quản lý và nhân viên. Nhiều giải pháp HRMS và bảng lương, chẳng hạn như ADP, đi kèm với một mô-đun đánh giá hiệu suất tùy chỉnh.

3. Phần mềm tuyển dụng

Đúng như tên gọi, phần mềm tuyển dụng giúp hợp thức hóa quy trình tuyển dụng. Bạn có thể đăng quảng cáo việc làm, sắp xếp và thực hiện các ứng dụng, quản lý ứng viên và nhiều hơn thế, giúp tiết kiệm cho bạn những rắc rối phát sinh khi tự mình giải quyết mọi thứ.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ (có tính riêng biệt), bạn nên kiểm tra giá cả và tính năng cho từng giải pháp đang được xem xét: Nhiều chương trình tuyển dụng nhằm hướng tới các công ty lớn hơn với số lượng đơn ứng tuyển lớn. Tùy thuộc vào quy mô, định hướng mà các doanh nghiệp nhỏ hơn cũng có thể đáp ứng những nhu cầu tuyển dụng khác nhau. Bạn có thể kiểm tra những tin tức kinh doanh và tham khảo những phần mềm tuyển dụng tốt nhất tại đây.

  KPI là gì? Kinh nghiệm triển khai KPI hiệu quả

4. Dịch vụ trả lương

Xử lý biên chế là một nhiệm vụ khó khăn. Hãy làm cho nó dễ dàng với chính bạn (và nhân viên kế toán của bạn) bằng cách đầu tư vào một dịch vụ trả lương trực tuyến. Giải pháp này giúp tính toán và theo dõi tiền lương một cách tự động, các khoản khấu trừ, thời gian nghỉ, v.v. Một số thậm chí cho phép bạn nộp thuế lương và báo cáo tuyển dụng mới cho IRS. tiêu đề tuyển dụng

Chúng tôi đã tổng hợp danh sách các dịch vụ trả lương tốt nhất, bạn có thể tham khảo tại đây

5. Nền tảng quản lý lợi ích

Mặc dù một số dịch vụ trả lương cho phép bạn quản lý những lợi ích nhất định, ví dụ như thời gian nghỉ hè, thì một giải pháp tối ưu có thể giúp bạn quản lý tất cả các lợi ích của nhân viên bao gồm thời gian nghỉ, kế hoạch nghỉ hưu, bảo hiểm y tế, bồi thường cho công nhân và các đặc quyền khác.

Chen Amit, Giám đốc điều hành của công ty về những giải pháp thanh toán Tipalti cho biết một trong những quyết định tốt nhất mà ông ta đưa ra đối với công ty là thuê ngoài quản lý lợi ích.

“Nó mang lại cho doanh nghiệp của chúng tôi một cơ sở nền tảng cho các quy trình nhân sự được đảm bảo về tiêu chuẩn, một cái gì đó ít nhất đưa bạn ngang hàng với các tổ chức lớn hơn,” Amit nói. “Và sau đó, chúng tôi có thể tập trung thêm vào các lợi ích và đặc quyền vượt xa tiêu chuẩn nha khoa, sức khỏe, thị lực. Nó cũng làm đơn giản hóa dấu chân hoạt động của chúng tôi.”

Tuy nhiên, một dịch vụ quản lý lợi ích không nhất thiết giống như một tổ chức sử dụng lao động chuyên nghiệp (PEO), hoạt động theo thỏa thuận đồng tuyển dụng. PEO hoạt động như một chủ nhân hợp pháp về lực lượng lao động của bạn, đảm bảo sự tuân thủ trong việc phát hành tiền lương của nhân viên và quản lý lợi ích.

“PEO có thể cung cấp cho bạn quyền truy cập vào các đặc quyền bổ sung, các tùy chọn chăm sóc sức khỏe và chuyên môn thay vì tự mình quản lý mọi thứ”, Jacqueline Breslin, giám đốc dịch vụ vốn nhân lực tại TriNet cho biết. “Những lợi ích này cũng giúp cho việc tuyển dụng vì chúng làm cho bạn trở nên thu hút hơn.”

Để tìm hiểu thêm về PEO và xác định xem đó có phải là lựa chọn phù hợp cho công ty của bạn hay không, hãy đọc PEO nhé! 

 6. Công cụ tham gia của nhân viên

Sự cam kết đồng hành của nhân viên là ưu tiên cao đối với nhiều công ty. Với các công cụ công nghệ ngày nay, bạn có thể theo dõi văn hóa của tổ chức, đồng thời có cái nhìn sâu sắc hơn về những mong muốn của nhân viên mình.

“Tôi đã thấy các ứng dụng khuyến khích những phản hồi tích cực trong tổ chức đồng thời giúp hình thành văn hóa công ty”, Pablo Brenner, CEO của Collokia, một công cụ cộng tác doanh nghiệp cho biết.

Ví dụ cụ thể, các chương trình như YouEarnedIt cho phép mọi người nhìn nhận sự nỗ lực và biểu dương các đồng nghiệp khi họ không chỉ hoàn thành tốt công việc mà còn giúp phát triển những giá trị cốt lõi của công ty. Các công cụ khác, như TINYpulse, có ý nghĩa trong việc cải thiện văn hóa và hoạt động công ty thông qua việc thu thập những phản hồi ẩn danh.  

Khi bạn đang cố gắng cảm nhận những suy nghĩ, ý kiến và mục tiêu cụ thể ​​của nhân viên, chẳng hạn như loại thực phẩm nào sẽ được cung cấp trong cuộc họp tiếp theo hoặc thu thập ý kiến ​​của nhân viên về chính sách mới của toàn công ty, đôi khi tốt nhất là sử dụng các chương trình miễn phí như Google Forms hoặc Survey Monkey. Những công cụ này cho phép bạn tập hợp những phản hồi trung thực một cách ẩn danh.

Những sự lựa chọn khác về công nghệ mang tính chất tương tác bao gồm các nền tảng mạng nội bộ của công ty như Igloo, Podio và OneWindow Workplace; các ứng dụng mạng xã hội của công ty như Yammer, WeVue và Workplace (của ứng dụng Facebook); và nhiều công cụ cộng tác khác.

Ron Yekutiel, CEO và chủ tịch của nền tảng video Kaltura, đã đưa ra lưu ý rằng những công cụ video có thể được các bộ phận nhân sự quan tâm để cải thiện quy trình tuyển dụng và đào tạo của họ.

“Việc thực hiện các cuộc phỏng vấn hiệu quả hơn thông qua video, hội nghị video mang các nhóm phân tán lại gần nhau hơn, xem xét và đào tạo … nhân viên mới và hiện tại … lực lượng lao động ngày nay thích video hơn như một phương tiện cho giao tiếp và hợp tác,” ông nói.

Lựa chọn giải pháp

Sự hấp dẫn của việc lựa chọn những giải pháp được đánh giá cao nhất hoặc ít tốn kém nhất là không hề bàn cãi. Nhưng điều quan trọng là bạn phải nghiên cứu và tìm ra công cụ phù hợp với nhu cầu kinh doanh. Đừng đầu tư vào một số giải pháp nhất định chỉ vì lợi ích của riêng của họ – đơn giản là vì nó không xứng đáng đối với công ty vào thời gian này, Breslin nói.

“Nó thì quan trọng để tìm ra giải pháp giúp tự động hóa các nhiệm vụ và có thể sẽ chiếm hết lượng thời gian quý giá trong ngày của bạn”, cô nói. “Tuy nhiên, một số nhiệm vụ không bao giờ được tự động hóa, chẳng hạn như xử lý các khiếu nại hoặc xung đột nhân viên.”

Brenner lưu ý rằng các công cụ bạn sử dụng phải thân thiện với người dùng và không gây rắc rối hoặc thất vọng cho nhân viên của bạn. 

“Bạn sẽ không mong đợi việc đọc hướng dẫn về cách sử dụng ứng dụng mới trong một thiên niên kỷ, vậy tại sao bạn nên mong đợi nhân viên đọc hướng dẫn vận hành cho chương trình phần mềm nội bộ?” anh nói. 

Cho dù bạn đang xem xét loại công cụ công nghệ nào, hãy cân nhắc và tìm kiếm các giải pháp phù hợp có thể đưa tổ chức của bạn tiến xa hơn trong tương lai.

“Các đồng đội nhân sự đang tìm kiếm sự tiên phong trong những đường hướng phát triển nên kết hợp các công nghệ mới, chẳng hạn như … các hệ thống hợp tác kinh doanh trong khi để mắt đến các công nghệ như AR và VR khi chúng phát triển,” Yekutiel nói. “Đây là một chặng đường dài trong việc thu hút lực lượng lao động ở hiện tại và cả tương lai, cho phép các nhóm trong toàn tổ chức làm việc hiệu quả và gia tăng năng suất.”

Có thể bạn quan tâm:

Xem thêm việc làm Developers hàng đầu tại TopDep