Viết Thư Từ Chối Phỏng Vấn Bằng Tiếng Anh Như Thế Nào Cho Chuyên Nghiệp?

Sau khi đã nhận được kết quả ứng tuyển thành công vào một công ty, có thể bằng nhiều lý do khác nhau mà bạn cảm thấy mình không thể tiếp nhận phỏng vấn vị trí đó như dự định, làm sao để có thể từ chối một cách lịch sự nhất? Đặc biệt, trong một số trường hợp, bạn còn phải viết thư bằng tiếng anh, vậy đâu là cách viết thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh chuyên nghiệp và khéo léo? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có thêm thông tin về vấn đề này.

Cấu trúc cần có khi viết thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh

Cũng như cách bạn nộp đơn ứng tuyển vào công ty, khi viết đơn từ chối bất cứ vị trí nào cũng hãy thể hiện một nội dung chuyên nghiệp với bố cục rõ ràng. Nó sẽ giúp bạn xây dựng được ấn tượng tốt trong mắt nhà tuyển dụng và biết đâu bạn có thể quay lại công ty ở một vị trí khác trong tương lai. Trên hết, nó giúp tiết kiệm thời gian và công sức chờ đợi của cả hai phía. Theo đó, bố cục email sẽ gồm có:

Xem thêm các việc làm PHP lương cao trên TopDev

• Tiêu đề email: Có 2 cách để bạn viết thư từ chối nhà tuyển dụng. Nếu bạn trả lời trực tiếp trên email mời phỏng vấn nhà tuyển dụng gửi đến thì không cần có tiêu đề. Trong trường hợp bạn viết một email mới, cần viết tiêu đề một cách ngắn gọn, rõ ràng, khái quát được mục đích bạn viết bức thư này. Chẳng hạn “Thank you for the interview letter”, “Reply for the interview invitation”,…
• Lời chào và cảm ơn: Đây là yếu tố cực kỳ cần thiết và cũng là cách mở đầu bức thư của bạn. Gửi lời chào trực tiếp đến người gửi thư phỏng vấn cho bạn hoặc chức danh vị trí của họ – Dear HR Manager,… để thể hiện sự tôn trọng với người đọc.

Hãy gửi lời cảm ơn đến họ vì đã lựa chọn bạn cho vị trí này. Nhân sự và các phòng ban liên quan đã dành khá nhiều thời gian để chọn lọc hồ sơ và tin tưởng chọn bạn cho vị trí này, do đó trong trường hợp không thể tiếp nhận phỏng vấn, việc gửi lời cảm ơn đến họ sẽ khiến nhà tuyển dụng đỡ cảm thấy hụt hẫng và có ấn tượng tốt về bạn hơn.

• Thank you very much for the interview invitation at A Company. I appreciate being considered as a candidate with the B position.
• I’m grateful for the opportunity to interview at A Company with the B position.

Xem thêm Phỏng Vấn Data Analyst: TOP 5 Câu Hỏi Bạn Không Nên Bỏ Qua!

• Trình bày lý do từ chối phỏng vấn: Đây là nội dung chính của bức thư. Có thể có nhiều lý do khác nhau khiến bạn quyết định từ chối lời mời, nhưng không ai biết được trong tương lai bạn có thể gặp lại công ty ở thời điểm nào đó, nên cách tốt nhất là hãy giữ lại ấn tượng tốt đẹp trong nhau. Hãy cố gắng lựa chọn một lý do từ chối nhẹ nhàng và đủ sức thuyết phục.
• Gửi lời cảm ơn và lời chúc đến nhà tuyển dụng để kết thúc bức thư.

• Thank you again and hope you will find a suitable candidate as soon as possible.
• I wish you all the best in your search for a candidate.

Một số lưu ý khi viết thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh

Bạn nên cố gắng xem xét thật kỹ và sớm nhất lời mời phỏng vấn, và nếu không muốn tiếp nhận phỏng vấn hãy phản hồi bằng thư từ chối sớm nhất có thể, tốt nhất là trong khoảng 24 giờ. Việc này sẽ giúp nhà tuyển dụng tìm được ứng viên khác và tiến hành phỏng vấn, tránh lãng phí thời gian chờ đợi của cả 2 bên.

Về lý do từ chối, như đã nói ở trên, đừng đưa ra một lý do quá khách quan và không có gì đảm bảo tính xác thực của nó, như tin đồn về môi trường công ty không tốt hay phúc lợi công ty còn thấp,… Những lý do này sẽ rất dễ khiến bạn rơi vào “blacklist” của công ty và nó thật sự không tốt cho tương lai của bạn sau này.

Văn phong sử dụng trong bức thư cần lịch sự và chuyên nghiệp nhất có thể. Điều này không chỉ giúp bạn xây dựng ấn tượng tốt trong mắt nhà tuyển dụng mà biết đâu, trong tương lai khi bạn quay lại công ty ở một vai trò khác và điều này sẽ không gây cản trở đến công việc của bạn.

Ngoài ra, nếu được, bạn hoàn toàn có thể giới thiệu một ứng viên khác cho công ty. Hãy đưa ra vài thông tin cơ bản về ứng viên này cũng như để lại cách thức liên lạc trong bức thư. Nhà tuyển dụng sẽ quyết định việc lựa chọn và tiến hành các bước tiếp theo.

Một số mẫu email tham khảo

Một số mẫu viết thư từ chối phỏng vấn bằng tiếng Anh bạn có thể tham khảo:

Mẫu 1:

Dear Ms. Han – HR Manager of A Company,

I’m very appreciative of the interview opportunity for Content Marketing and learning more about your organization.

However, I regret that I have to deny this opportunity at this time. Because I was offered and accepted a job at another company, so I’m respectfully declining this offer.

Thank you again and hope you will find a suitable candidate as soon as possible.

Best regards,

Mẫu 2:

Dear Ms. Jennie,

Thank you so much for reaching out and send me the interview invitation,

However, I would like to withdraw my application for this position because of personal reasons.

I will keep this role in mind and refer anyone who may be a good match.

Thank you again for considering me for this position. Please do not hesitate to get in touch if you have any questions.

Thanks and Best regards,

Tùy theo mỗi lý do cá nhân khác nhau, mọi người sẽ có cách riêng để viết thư từ chối phỏng vấn. Tuy nhiên, về cơ bản cần đảm bảo đủ các yếu tố như trên để không làm khó chịu người nhận. Đón đọc thêm nhiều nội dung hấp dẫn khác cùng Topdev.vn/blog nhé!

Có thể bạn quan tâm:

• Phỏng Vấn Data Analyst: TOP 5 Câu Hỏi Bạn Không Nên Bỏ Qua!
• Những Thông Tin Cần Biết Về Vị Trí ICT Business Analyst
• Công Việc Của Business Analyst Và Tất Tần Tật Các Thông Tin Cần Biết Về Nghề BA