Tầm quan trọng của việc làm rõ yêu cầu trong việc triển khai dự án công nghệ

Bài viết đến từ anh Phạm Tân Anh Khoa – Giám đốc Quản lý Dự án – Danh mục Công nghệ team Project manager @Techcombank

Giới thiệu chung

Trong bối cảnh triển khai dự án công nghệ tại Techcombank, việc làm rõ yêu cầu đóng một vai trò then chốt trong việc đảm bảo kết quả thành công. Việc một yêu cầu được xác định rõ ràng đóng vai trò như một nền tảng cho việc lập kế hoạch dự án, thực thi và có được đồng thuận cùng các bên liên quan. Bài viết này phân tích về tầm quan trọng của sự rõ ràng trong yêu cầu công việc triển khai dự án công nghệ trong ngành ngân hàng, nhấn mạnh tác động của nó đến thành công dự án, sự cộng tác giữa các bên liên quan, quản lý rủi ro và kiểm soát chi phí.

Nâng cao thành công dự án

Sự rõ ràng về yêu cầu là mấu chốt cho thành công của dự án tại Techcombank. Yêu cầu rõ ràng mang đến cho nhóm dự án sự hiểu biết chung về các kết quả, chức năng và đầu ra mong muốn. Khi yêu cầu được xác định rõ ràng, các quản lý dự án có thể tạo ra kế hoạch dự án chính xác, đặt kỳ vọng thực tế, phân bổ nguồn lực phù hợp và thiết lập thời gian hợp lý. Yêu cầu rõ ràng cũng cho phép theo dõi và giám sát tiến trình dự án một cách hiệu quả, đảm bảo rằng dự án diễn ra đúng kế hoạch và đạt được các mục tiêu định sẵn.

Tạo điều kiện cho sự cộng tác giữa các bên liên quan

Các dự án công nghệ tại Techcombank thường liên quan đến nhiều bên bao gồm các đơn vị kinh doanh, nhóm công nghệ thông tin, pháp lý, tài chính và nhà cung cấp bên ngoài. Sự rõ ràng về yêu cầu đóng vai trò như một ngôn ngữ chung giúp thu hẹp khoảng cách giữa những bên liên quan. Yêu cầu rõ ràng cho phép giao tiếp hiệu quả, đảm bảo rằng tất cả các bên đều có sự hiểu biết chung về mục tiêu, ưu tiên và hạn chế của dự án. Việc này tạo điều kiện cho sự cộng tác và khuyến khích các bên liên quan tích cực đóng góp kiến thức chuyên môn, nhận định và phản hồi. Khi tất cả các bên liên quan đều có chung một nhìn nhận vấn đề, quyết định trở nên hiệu quả hơn, xung đột được giảm thiểu và dự án được hưởng lợi từ sự kết hợp kiến thức và kinh nghiệm của toàn bộ nhóm.

Quản lý rủi ro một cách hiệu quả

Trong ngành ngân hàng, nơi các dự án thường liên quan đến các công nghệ phức tạp và tuân thủ quy định, sự rõ ràng về yêu cầu là rất quan trọng để quản lý rủi ro một cách hiệu quả. Yêu cầu rõ ràng giúp xác định và đối phó với những rủi ro tiềm năng từ giai đoạn đầu của dự án. Bằng cách hiểu rõ phạm vi, mục tiêu và ràng buộc của dự án, các quản lý dự án có thể dự đoán rủi ro, định nghĩa các chiến lược giảm thiểu rủi ro phù hợp và phân bổ nguồn lực một cách tương ứng. Hơn nữa, sự rõ ràng về yêu cầu cho phép kiểm tra và xác nhận kỹ càng các sản phẩm dự án, giảm nguy cơ xảy ra lỗi, vi phạm bảo mật hoặc không tuân thủ các quy định.

Kiểm soát chi phí

Sự rõ ràng về yêu cầu là cực kỳ quan trọng để kiểm soát chi phí trong việc triển khai các dự án công nghệ. Khi yêu cầu mơ hồ hoặc chưa đầy đủ, nhóm dự án có thể gặp phải việc lan man, trong đó các tính năng hoặc chức năng bổ sung được thêm vào trong quá trình dự án mà không có sự đánh giá đúng mức độ ảnh hưởng của chi phí và thời gian. Yêu cầu rõ ràng giúp ngăn chặn việc vượt quá phạm vi bằng cách xác lập một cơ sở cho phạm vi dự án và cung cấp một điểm tham chiếu để đánh giá bất kỳ thay đổi đề xuất nào. Bằng cách hiểu rõ những gì được mong đợi, các quản lý dự án có thể ước tính chi phí một cách chính xác, phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả và quản lý kỳ vọng về ngân sách trong suốt vòng đời dự án.

Kết luận

Khi triển khai dự án công nghệ trong môi trường phức tạp, yêu cầu rõ ràng là vô cùng quan trọng. Yêu cầu được định nghĩa rõ ràng đóng góp vào sự thành công của dự án bằng cách tạo điều kiện cho việc lập kế hoạch chính xác, phân bổ tài nguyên hiệu quả và giám sát hiệu quả. Hơn nữa, yêu cầu rõ ràng tạo điều kiện cho sự cộng tác giữa các bên liên quan, nâng cao quản lý rủi ro và thúc đẩy kiểm soát chi phí. Bằng việc đầu tư thời gian và công sức để làm rõ yêu cầu từ đầu dự án, các quản lý dự án công nghệ có thể tạo điều kiện cho việc triển khai dự án suôn sẻ và thành công, đồng thời làm phù hợp các bên liên quan, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo rằng dự án đáp ứng các mục tiêu chiến lược của ngân hàng trong một bối cảnh số hóa đang phát triển nhanh chóng.

Thuộc dự án “Inside GemTechnology“ do TopDev hợp tác cùng Techcombank triển khai, chuỗi nội dung thuần “Tech” độc quyền được chia sẻ bởi đội ngũ chuyên gia Công nghệ & Dữ liệu tại Techcombank sẽ được cập nhật liên tục tại chuyên mục Tech Blog | Techcombank Careers x TopDev. Cùng theo dõi & gặp gỡ các chuyên gia bạn nhé!