Project Manager – Người “nhạc trưởng” thúc đẩy tổ chức tiến lên phía trước

Quản lý dự án công nghệ ở Techcombank

Khác với các hoạt động thường ngày để đảm bảo công việc vận hành tại Techcombank, “dự án” là một tập hợp các hoạt động được thực hiện trong một khoảng thời gian có hạn, với nguồn lực được giới hạn để đạt được mục tiêu cụ thể và rõ ràng mà tổ chức hướng đến. Nói cách khác, dự án là công cụ để thúc đẩy tổ chức tiến lên phía trước, tạo ra sự khác biệt giúp đạt được các mục tiêu chiến lược trong tương lai. Tại Techcombank, nơi luôn luôn có hàng trăm dự án lớn nhỏ được thực hiện, quản lý dự án trở thành một công việc vô cùng quan trọng. Nằm trong Khối Công Nghệ, bộ phận Portfolio Capability Management (PCM) là nơi tập trung các Project Managers (PM) – những người áp dụng kiến thức, công cụ và kỹ năng để đảm bảo một dự án công nghệ tại Techcombank hoàn thành đúng thời gian, nằm trong phạm vi ngân sách, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu và các mục đích đề ra. Trao đổi cùng TopDev ngày hôm nay là anh Phạm Tân Anh Khoa – Director, Project Management thuộc bộ phận PCM. Anh hiện đang quản lý hai danh mục dự án công nghệ lớn của Techcombank: các dự án thuộc Công nghệ Ngân hàng Bán Lẻ (Retail Banking Technology) và Công nghệ Nền Tảng (Shared Platform Technology).

Anh Khoa với nền tảng là Khoa học Máy Tính, đã có hơn 12 năm làm việc tại Singapore trải qua các vị trí từ kỹ sư đến quản lý dự án tại các tập đoàn công nghệ đa quốc gia. Anh về Techcombank từ cuối năm 2019 để bắt đầu đảm nhiệm vị trí Quản lý dự án, Quản lý cao cấp và cho đến hiện tại là Giám Đốc quản lý dự án trong bộ phận PCM thuộc khối Công Nghệ.

Nếu ví Project Manager như một vị nhạc trưởng, anh có thể bật mí một số bí quyết trong công việc để có thể “trăm trận trăm thắng”

Trong mỗi lần đi nghe nhạc giao hưởng, mình đều có suy nghĩ người nhạc trưởng luôn là người thầm lặng nhất, khi bản thân người đó không chơi một nhạc cụ nào trong dàn nhạc. Vậy nhưng, một bản nhạc giao hưởng có thể dễ dàng biến thành “tiếng ồn” nếu như không có sự điều phối của vị nhạc trưởng này. Và điều đó làm mình có liên tưởng: đây đúng là một người quản lý dự án đang làm việc! 

Vậy, có một số bài học mà mình rút ra được từ đây:

Thiết lập thành viên dự án

Khi bắt đầu một dự án, chúng ta luôn muốn có thể “chọn mặt gửi vàng” thành viên và đưa những người giỏi nhất vào nhóm của mình. Nhưng liệu việc nhồi nhét những “siêu sao” vào dự án của có thực sự khiến cuộc sống của một PM dễ dàng hơn không? Có lẽ là không (và khả năng cao bạn sẽ thành kẻ thù số 1 trong danh sách của các PM khác )

Vậy liệu một dàn nhạc được xây dựng bởi những nghệ sĩ độc tấu siêu sao có bao giờ hoạt động lâu dài không? Có lẽ là không, họ sẽ luôn cố gắng đòi người ta lắng nghe những lời giải thích của họ. Đối với dự án cũng vậy: quá nhiều siêu sao sẽ tạo ra bè phái, xích mích và cuối cùng là một mớ hỗn độn khó quản lý cho người quản lý dự án. 

Vậy một người quản lý dự án cần thực sự làm gì? Chúng ta cần đảm bảo các thành viên có thái độ làm việc nhóm tốt và các năng lực cơ bản, có thể không cần bề dày kinh nghiệm, một số trưởng nhóm dày dặn và bắt đầu từ đây.

Nhiều tin tuyển dụng Project Manager lương cao trên TopDev, ứng tuyển ngay!

Trao quyền cho các thành viên

Người nhạc trưởng là người đảm bảo tổng thể dàn nhạc được phối hợp nhịp nhàng, với mỗi thành viên đều hiểu rõ mức độ ưu tiên công việc, nhịp độ công việc cho từng sản phẩm được giao. 

Người nhạc trưởng có thể không biết chơi tất cả các nhạc cụ tạo nên dàn nhạc của mình (và không bao giờ chúng ta thấy nhạc trưởng cầm cây violin để chỉ cho các thành viên của mình cách chơi). Một PM có thể cũng không phải là một chuyên gia trong tất cả các lĩnh vực của các thành viên dự án, và cũng không cần thiết phải như vậy. 

PM, giống như nhạc trưởng, là người lãnh đạo phải hiểu công việc mà mỗi cá nhân hoặc nhóm cần phải thực hiện, điều phối các kết quả đầu ra và hợp nhất vào một dự án tổng thể (một bản nhạc giao hưởng).

Các thành viên trong dự án cần được trao quyền thiết lập kế hoạch và chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ của họ từ đầu đến cuối. Người PM không có nhiều thời gian để tập trung nhiều vào các chi tiết kỹ thuật khi triển khai, đặc biệt trong các dự án quy mô lớn. Rất nhiều người quản lý dự án đã từng là một kỹ sư giỏi và dễ bị đi vào con đường “chỉ cho team cách thực hiện”. Các tốt nhất, một PM cần học cách ủy thác, tin tưởng (hoặc thay thế thành viên nếu cảm thấy không đủ tin tưởng), và đặt câu hỏi “Tôi có thể giúp gì?” 

Một trong những thách thức lớn nhất ở vị trí này là yêu cầu về Kỹ năng quản lý giao tiếp (Communication Management) và Quản lý stakeholder (Stakeholder Management) 

Đặc biệt trong môi trường lớn như Techcombank, một dự án sẽ có rất nhiều stakeholders quan tâm và yêu cầu người PM cập nhật bằng cách hình thức giao tiếp khác nhau. Các stakeholders có thể được chia theo các nhóm với mức độ ảnh hưởng đến dự án khác nhau, cũng như mức độ quan tâm đến dự án khác nhau. Dựa trên hai chỉ số này, PM có thể đưa ra chiến lược phù hợp để đảm bảo các thông tin dự án được thông suốt. Một “từ khóa” để thành công trong các dự án ở Techcombank đó là “Alignments”.

Techcombank có một môi trường làm việc vô cùng quốc tế hóa cùng với một bộ phận lớn Quản lý cao cấp là các chuyên gia nước ngoài (Expats), các anh/chị Việt Kiều và các chuyên gia địa phương. Mỗi đối tượng đều có một phông văn hóa riêng, đòi hỏi phong cách làm việc phù hợp. Vậy bài toán là làm sao để mọi người có thể cùng align với những yêu cầu/update từ dự án. Một PM giỏi là người có các cách giao tiếp phù hợp để đảm bảo việc trao đổi thông suốt và kịp thời. 

Ngoài ra, một thách thức tiếp theo có lẽ không chỉ riêng ở Techcombank, đó là Kỹ năng quản lý phạm vi công việc (Scope Management). Do tính chất thị trường thay đổi rất nhanh, có rất nhiều yêu cầu nghiệp vụ có thể được thay đổi hoặc thêm mới trong quá trình triển khai dự án. Điều này có thể dẫn đến dự án thực hiện vượt quá phạm vi (scope creeps), từ đó trễ tiến độ và vượt ngân sách ban đầu. Để quản lý tốt phạm vi dự án, một PM cần nắm rõ các công việc ngắn hạn và dài hạn của dự án, cũng như luôn luôn làm việc cùng nghiệp vụ để đưa ra các thứ tự ưu tiên cho các yêu cầu của mình. Trước khi một yêu cầu thay đổi được thực hiện, PM cần đảm bảo sự đồng thuận của nghiệp vụ về các “trade-offs” trong thứ tự ưu tiên hoặc nguồn lực/budget.  

Hiện tại Quy mô dự án công nghệ tại Techcombank như thế nào, và cách phân chia dự án ra sao?

Hiện tại, quy mô các dự án công nghệ tại Techcombank đang được chia ra các mảng lớn bao gồm Retail Banking Technology là toàn bộ các dự án cũng như công việc trong khối Ngân hàng bán lẻ. Corporate Banking Technology là các dự án và công việc trong các khối Ngân hàng bán buôn. Shared Platform Technology là tất cả các hệ thống nền tảng, dữ liệu, vận hành trong nội bộ doanh nghiệp. Ngoài ra còn có các dự án nằm trong An Ninh thông tin (IT Security) và Vận hành công nghệ (IT Operations)

Toàn bộ có tổng cộng hơn 100 dự án nằm trong các danh mục kể trên, với quy mô và thời gian triển khai khác nhau. 

Anh cho thể chia sẻ quy trình lên kế hoạch và phát triển một tính năng/ dịch vụ mới cho hàng triệu user được triển khai như thế nào? 

Với một tính năng hay dịch vụ mới nằm trong một nền tảng có sẵn (ví dụ, Mobile Banking), yêu cầu nghiệp vụ có thể xuất phát từ bất kỳ thời điểm nào. Tất cả các yêu cầu nghiệp vụ này sẽ được đưa vào backlog của nền tảng, được làm rõ về yêu cầu chi tiết (refinement) và đưa ra ước tính (effort estimation). Sau khi yêu cầu được đưa vào backlog của một sprint, developer team sẽ tiến hành thực hiện tuần tự các công việc dựa trên vòng đời phát triển phần mềm (Software Development Life Cycle – SDLC).

Với một yêu cầu mang tính thay đổi lớn hoặc đòi hỏi xây dựng các nền tảng mới, các công việc này sẽ được nhóm vào để hình thành một dự án mới. Quy trình quản lý dự án tại Techcombank bắt đầu từ giai đoạn lên ý tưởng và lên kế hoạch năm:

• Lên kế hoạch năm (Annual Planning): Từ phía nghiệp vụ sẽ có những ý tưởng về mặt kinh doanh, những nhu cầu hay đề bài. Các yêu cầu đó sẽ được đưa vào tổng hợp các dự án và đưa vào danh mục kế hoạch năm. 
• Business Case: Tổ dự án trình bày kế hoạch phạm vi, thời gian, nguồn lực và các lợi ích mang lại cho ngân hàng. Các bạn tưởng tượng nó sẽ giống như shark tank: phải làm 1 business case, trình bày với hội đồng để được phê duyệt và để có ngân sách bắt đầu triển khai dự án.
• Triển khai thực hiện & giám sát dự án: Sau khi được chính thức phê duyệt & cấp ngân sách từ hội đồng, dự án sẽ được bắt đầu xây dựng (implementation), sẽ được giám sát (monitoring and controlling) cho đến lúc triển khai (commercialize) ra thị trường và vẫn sẽ tiếp tục giám sát những lợi ích đạt được.

Dưới góc độ của “Technical guy”, để trở thành 1 PM “xịn” chúng ta cần thay đổi điều gì?

PM cần trau dồi kỹ năng Quản lý dự án thông qua các chứng chỉ quốc tế, ví dụ như PMP hay Prince2. Các chứng chỉ quốc tế sẽ giúp PM có thể hệ thống hóa được họ sẽ cần tiếp cận vấn đề như thế nào. Rất nhiều các câu hỏi và vấn đề gặp phải trong dự án đều có thể tìm thấy câu trả lời trong các tài liệu chuẩn như PMBOK. Tất nhiên, việc áp dụng lý thuyết vào thực hành sẽ phụ thuộc vào thực tế từng dự án, nhưng việc tuân theo các best-practice sẽ cung cấp cho PM một “bộ khung” vững chắc để dự án có thể được thực thi một cách ít rủi ro nhất.  

Ngoài ra, muốn trở thành một PM giỏi trong mảng Công nghệ chắc chắn cần đi đầu và nắm bắt các công nghệ mới. Điều này có thể được thực hiện bằng cách tham gia các nền tảng e-learning như PluralSight, Linkedin Learning để liên tục học hỏi, cập nhật các kiến thức mới nhất. Trao đổi chi tiết để hiểu các công việc và khía cạnh kỹ thuật của dự án cũng là một cách để PM luôn có cái nhìn bao quát về công nghệ, nhưng vẫn có đủ chiều sâu để đảm bảo chất lượng dự án.

Cuối cùng, một “Project Manager” giỏi cũng là một “People Manager” tốt. Yếu tố quan trọng nhất và định đoạt thành công của dự án chính là Con người (People). Để thành công, một PM cần chú ý rèn luyện các kỹ năng mềm liên quan đến làm việc nhóm, xây dựng niềm tin, các kỹ năng giao tiếp, lãnh đạo và quản lý hiệu quả.   

Vậy để trở thành một PM kỹ thuật “xịn”, chúng ta cần chú ý đến các kỹ năng cơ bản của Quản lý dự án, sau đó cho mình một phông kiến thức công nghệ vững chắc. Và điều quan trọng cần đặc biệt chú ý, đó là trở thành một nhà quản lý con người và đội nhóm hiệu quả. 

Anh nhận xét như thế nào về “dàn nhạc” kỹ sư của mình?

Mình khá tự hào về “dàn nhạc” của mình hiện nay tại Techcombank. Mình có thể thấy những đầu tư rất lớn và bài bản của Ngân hàng vào yếu tố con người – 1 trong 3 trụ cột chính trong chiến lược phát triển 5 năm 2021-2025. Mỗi cá nhân trong khối Công Nghệ đều được Ngân hàng khuyến khích và tài trợ để có thể học tập và thi các chứng chỉ quốc tế như AWS Certificates, PMI-PMP, v.v. Điều này đã củng cố năng lực cơ bản của mỗi thành viên công nghệ, và mình hoàn toàn tự tin mọi người luôn được cập nhật các kiến thức mới nhất, cạnh tranh một cách sòng phẳng ở sân chơi khu vực. 

Ngoài ra, Techcombank cũng đẩy mạnh tuyển dụng các nhân tài là các chuyên gia trong lĩnh vực IT, Data từ nước ngoài để xây dựng, định hướng và đem về các best practice trên thế giới. Không chỉ vậy, tại Việt Nam, Techcombank cũng mở các chương trình Fast Track cho các bạn trẻ có nhiều tiềm năng được lựa chọn để tham gia vào các dự án lớn của ngân hàng và ươm mầm các tài năng trẻ này.

Tất nhiên sẽ không bao giờ có một đội nhóm “hoàn hảo”, nhưng mình tự tin với chất lượng và định hướng về con người của Techcombank. Đây chắc chắn là một yếu tố bền vững giúp Techcombank tiếp tục phát triển trong thời gian tới.

Thuộc dự án “Inside GemTechnology“ do TopDev hợp tác cùng Techcombank triển khai, chuỗi nội dung thuần “Tech” độc quyền được chia sẻ bởi đội ngũ chuyên gia Công nghệ & Dữ liệu tại Techcombank sẽ được cập nhật liên tục tại chuyên mục Tech Blog | Techcombank Careers x TopDev. Cùng theo dõi & gặp gỡ các chuyên gia bạn nhé!

Xem ngay những tin đăng tuyển dụng IT mới nhất trên TopDev