Nguyên tắc 5W – 1H – 2C – 5M – “Chìa khóa” thiết lập kế hoạch công việc hiệu quả

Trong lĩnh vực nhân sự, việc lập kế hoạch công việc rõ ràng có ý nghĩa quan trọng đối với việc định hướng chiến lược phát triển của công ty. Vì thế, các nhà quản lý cần có những cách thức phù hợp để làm thế nào xây dựng được hệ thống tổ chức công việc chặt chẽ gắn với các quy trình được vận hành một cách khoa học nhất. 

Bài viết dưới đây, TopDev sẽ giúp bạn hiểu thêm về một phương pháp giúp xác định rõ nội dung công việc một cách hiệu quả. Đó là nguyên tắc 5W – 1H – 2C – 5M.

Tại sao cần phải lập kế hoạch công việc?

Hiểu một cách đơn giản, lập kế hoạch công việc là tìm ra mối liên hệ giữa mục đích, phương tiện và các phương pháp làm việc.

Việc hoạch định được những đầu công việc một cách chỉn chu, bài bản sẽ giúp người quản lý nhân sự:

1. Có nền tảng dữ liệu để tư duy hệ thống giúp dự đoán được các sự việc có thể xảy ra.

2. Tạo sự gắn kết giữa các nguồn lực của tổ chức nhằm giải quyết các công việc hiệu quả hơn.

3. Sẵn sàng ứng phó với những thay đổi bất ngờ của môi trường nhân sự.

Xác định nội dung công việc dựa trên nguyên tắc 5W – 1H – 2C – 5M

Nguyên tắc 5W – 1H – 2C – 5M là gì?

kế hoạch công việc

Chúng ta thử giả thiết rằng những gì đang nảy sinh trong nhận thức của con người tại một thời điểm nhất định hoặc những mong muốn được một cá nhân/doanh nghiệp nào đó đề xuất nhưng chưa có sự liên kết chặt chẽ với nhau gọi là những mục đích đang còn lạc lối. Nguyên tắc 5W – 1H – 2C – 5M được sinh ra để kết nối và giúp định hình được mục tiêu kế hoạch dài hạn thông qua việc xây dựng bản kế hoạch quản trị công việc nhân sự.

Nguyên tắc trên cho phép liệt kê và phân tích ra từng công việc cụ thể nào cần thực hiện để đạt được mục tiêu một cách hữu hiệu. 

Phương pháp này bao gồm các bước như sau:

  • Why: Mục tiêu và công việc nào cần thực hiện,
  • What: Xác định nội dung công việc cụ thể là gì?
  • Where, When, Who: Xác định những tiêu chí về địa điểm, thời gian, nguồn lực nhân sự thực hiện công việc.
  • How: Cách thức để thực hiện nhiệm vụ.
  • Control: Phương pháp nào được vận dụng để tiến hành theo dõi, kiểm soát hoạt động.
  • Check: Kiểm tra, đánh giá quá trình và hiệu suất.
  • 5M: Xác định nguồn lực thực hiện nhiệm vụ.

Phương pháp lập kế hoạch công việc 5W – 1H – 2C – 5M

kế hoạch công việc

Why – Mục tiêu và công việc nào cần thực hiện

Why giúp bạn đặt ra những thắc mắc đầu tiên trước khi tiếp tục các giai đoạn kế tiếp. Đây cũng được xem là rào cản và cũng là thách thức mà bạn cần vượt qua. 

Hãy trả lời các câu hỏi sau đây để tự nhận định rằng mình có mục tiêu rõ ràng hay chưa: 

  • Tại sao bạn phải làm công việc này?
  • Nó có ý nghĩa như thế nào đối với bộ phận, tổ chức của bạn?
  • Nếu không thực hiện, nó có dẫn đến những ảnh hưởng nào hay không? 

Nhiều người gặp khó khăn và đã thất bại trong khi trải nghiệm Why. Điều này dễ hiểu vì bản thân họ chưa biết họ muốn điều gì. Vì thế, các bạn hãy thật sự tập trung để xác định mục tiêu, yêu cầu công việc một cách cụ thể. Điều này có ý nghĩa lớn vì nó sẽ là kim chỉ nam giúp bạn luôn hướng về mục tiêu ban đầu đồng thời việc đánh giá kết quả đạt được sẽ chính xác hơn.

Tham khảo thêm:

What – Xác định nội dung công việc cụ thể là gì?

Sau khi đã vạch rõ mục tiêu, yêu cầu công việc, bước tiếp theo là bạn sẽ lên những nội dung hoạt động cụ thể hơn. 

Chằng hạn, khi xác định được mục tiêu là cần đạt được 300 CV trong vòng 1 tuần, bạn sẽ chia nhỏ ra những đầu công việc ứng với từng nhiệm vụ. Đó có thể là thông tin về vị trí ứng tuyển, tìm kiếm khai thác và khoanh vùng những ứng viên tiềm năng, lập hồ sơ liên hệ và trao đổi với các đối tác để có nguồn dữ liệu về các ứng viên đủ tiêu chí,…Và một điều quan trọng là đừng quên bám sát vào mục tiêu đề ra, tránh đi lạc hướng so với những dự định ban đầu. 

Where, When, Who – Xác định những tiêu chí về địa điểm, thời gian, nguồn lực nhân sự thực hiện công việc

Mỗi tiêu chí đều rất quan trọng và tùy thuộc vào từng đặc thù, mô hình hoạt động của mỗi tổ chức/doanh nghiệp, người quản lý nhân sự sẽ có những cách xác định và thực hiện khác nhau. Tuy nhiên, có thể khái quát việc xác định các tiêu chí như sau:

Where: Công việc này sẽ được thực hiện ở đâu? Có những bộ phận nào chịu trách nhiệm giám sát, kiểm tra? Việc phân bổ các thiết bị hỗ trợ thực hiện nhiệm vụ được diễn ra tại địa điểm nào?

When: Công việc được thực hiện vào thời điểm nào? Khi nào thì bàn giao, khi nào kết thúc?

Who: Ai chịu trách nhiệm xử lý công việc này? Ai là người kiểm tra? Ai là người hỗ trợ thực hiện.

How – Cách thức để thực hiện nhiệm vụ

Ở bước này, hiểu đơn giản là người lập kế hoạch nhân sự cần chỉ ra được những cách thức thực hiện công việc.

Cụ thể, cần thông tin cho những cộng sự về các nguồn tài liệu có liên quan, thiết bị nào cần được trang bị nhằm phục vụ tốt quá trình thực hiện công việc, cách vận hành các thiết bị, máy móc hoặc đề ra những tiêu chuẩn đánh giá về chất lượng công việc. 

Control – Phương pháp nào được vận dụng để tiến hành theo dõi, kiểm soát hoạt động

Bất kỳ một công việc nào khi thực hiện cũng cần phải được tiến hành kiểm soát và đo lường. Chính vì vậy, để việc theo dõi và đo lường phạm vi hoạt động hiệu quả, bạn cần đề cập đến một số yếu tố sau:

  • Đơn vị đo lường cho công việc này là gì?
  • Những thông số khoa học nào phản ánh đầy đủ khả năng và phạm vi hoạt động của công việc?
  • Vấn đề nào/Điều gì cần kiểm soát và theo dõi xuyên suốt?

Check – Kiểm tra, đánh giá quá trình và hiệu suất

Đây là một bước khá quan trọng và cần được tuân thủ theo nguyên tắc Pareto: Cơ chế của nguyên tắc này là chỉ kiểm tra 20% mức độ hiệu quả ban đầu của quá trình thực hiện nhiệm vụ. Trong khi đó, 80% sẽ tập trung vào những sai sót phát sinh. 

  5 lưu ý để viết đánh giá hiệu suất của bạn

Để công đoạn kiểm tra và đánh giá quá trình đạt được hiệu quả như mong muốn, người quản lý cần xác định những nội dung như sau:

  • Những bước nào cần tiến hành kiểm tra, theo dõi 
  • Tần suất kiểm tra là bao lâu? (dựa vào tính quan trọng của từng giai đoạn thực hiện)
  • Những điểm nào là trọng yếu trong quá trình đánh giá

Tham khảo thêm:

5M – Xác định nguồn lực thực hiện nhiệm vụ

Nhiều kế hoạch công việc thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại quên đi vấn đề nguồn lực. Họ nên hiểu rằng nguồn lực là yếu tố quyết định việc một dự án, một kế hoạch công việc có thành công hay không. Hay nói cách khác, nguồn lực đảm bảo tính khả thi cho toàn bộ kế hoạch.

Nguồn lực bao gồm các yếu tố sau:

Man – Nguồn nhân lực: Người giữ trách nhiệm thực hiện công việc có đủ mức độ phù hợp với công việc thông qua các tiêu chí về: trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất,…

Money – Ngân sách: Nguồn quỹ thực hiện những công việc này là bao nhiêu? Và kỳ hạn giải ngân sẽ được tiến hành trong bao lâu? 

Material – Hệ thống cung ứng phục vụ kế hoạch nhân sự: Tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng cho việc là gì? 

Machine – Máy móc/công nghệ kỹ thuật: Mức độ tương đồng giữa các thiết bị công nghệ kỹ thuật có phù hợp với nhu cầu thực hiện nhiệm vụ không? Những phương pháp về công nghệ nào cần được áp dụng để thực hiện công việc?…

Method – Phương pháp làm việc: Cách vận hành hoạt động nhân sự như thế nào?

Nguyên tắc 5W – H – 2C – 5M được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau và trên thực tế khi áp dụng, với kinh nghiệm vốn có của mình, nhà quản lý sẽ linh hoạt sao cho nguyên tắc này đảm bảo được tính hiệu quả nhất cho tổ chức của mình.

Có thể bạn quan tâm:

Xem thêm Top Việc làm Developer trên TopDev