Mới ra trường không kinh nghiệm, sao làm BA?

Bài viết được sự cho phép của tác giả Nguyễn Hoàng Phú Thịnh

Hế lôôôôô anh em. Hôm nay mình sẽ note về một đề tài khá “muôn thuở”. Đó là chuyện yêu cầu kinh nghiệm khi đi phỏng vấn làm Business Analyst.

Bài này mình muốn chia sẻ chủ yếu cho hai đối tượng.

• Một là những anh em còn đang ngồi giảng đường, mong muốn làm BA, nhưng đang lo lắng, bồn chồn. Không biết chưa có kinh nghiệm thì có ứng tuyển BA ổn không.
• Hai là những anh em đã đi làm, nhưng không phải làm BA. Giờ muốn chuyển sang làm BA, nhưng lại sợ kinh nghiệm không phù hợp.

Anh em nào không thuộc hai nhóm trên, vẫn có thể đọc tiếp. Vì đơn giản, đây là blog của mình nên mình thích nói gì thì nói thôi, hố hố.

Bài này mình chia sẻ cho anh em với tư cách: từng là một chàng sinh ziên đẹp chai thanh lịch zô địch khắp vũ trụ, chân ướt chân ráo mới ra trường ăn may sao được nhận vào làm BA.

Ngoài ra, hồi đại học mình cũng được làm một job BA internship. Và đặc biệt là mình cũng từng bị rớt phỏng vấn BA lúc mới ra trường. Do đó, mình rất hiểu những gì sinh viên có, và không có, để phù hợp với vị trí BA.

Bài này mình sẽ gom góp, sắp xếp lại mọi thứ theo góc nhìn của mình. Để từ đó, anh em có sự chuẩn bị tốt hơn khi ra trường, cũng như khi apply vị trí BA.

Okay, let’s goooooo!!!

1. Ý đồ thật sự của chữ “kinh nghiệm”

1.1. Công thức chung

Tất cả đều bắt đầu từ Job Description.

Nhà tuyển dụng viết JD không chỉ để anh em đọc vào rồi xem thử: à cái này tui đã từng làm chưa, à cái kia tui chưa làm bao giờ hết, hay cái này khó quá nên chắc không phù hợp.

Hổng phải zậy!!!

Nhà tuyển dụng viết JD là để anh em dòm vào đó, một cách cẩn thận. Rồi từ từ suy xét xem: Kinh nghiệm của mình có làm được những việc này hay không? Chứ hổng phải: Mình đã từng làm những việc này hay chưa?

Do đó, để làm BA (hoặc bất kỳ công việc nào khác), đầu tiên anh em phải hiểu công việc đó làm gì cái đã. Cái này đơn giản, bỏ qua.

Sau khi biết được công việc đó làm gì, anh em phải ngồi chiêm nghiệm lại các kinh nghiệm mình có. Sau đó, phân tích và mapping kinh nghiệm của mình vào công việc trong Job Description. Cuối cùng là rút ra kết luận, mình có thực sự phù hợp hay không. Vậy là ok!

Ngâm cứu Job Description >> Chiêm nghiệm >> Phân tích >> Kết luận

Sẽ không ai tuyển một thợ Nail đi làm BA, và cũng không ai tuyển một BA đi làm thợ Nail cả. Tuyển thợ điện đi làm thợ sửa ống nước, thợ sửa xe máy thì được. Chứ tuyển thợ điện đi làm kỹ sư cầu đường thì quả thật rất khó.

Giữa kinh nghiệm và yêu cầu công việc, nó phải có gì đó ăn nhậu với nhau. Chứ trớt quớt quá thì fail là cái chắc. Do đó, biết mình biết ta, trăm trận không thua. Khi đó anh em mới dám mạnh dạn tự tin mà đi phỏng vấn được.

1.2. Yêu cầu công việc của BA

Hiểu được điều cơ bản trên, anh em sẽ tự vạch ra cho mình những nước đi đúng đắn nhất từ thời sinh viên. Cái mình cần ở đây là kinh-nghiệm-liên-quan-tới-yêu-cầu-công-việc của BA.

Vậy đâu là yêu cầu công việc của BA?

…

TUYỂN DỤNG BUSINESS ANALYST

Mô tả công việc

• Thu thập yêu cầu từ khách hàng.
• Làm Gap Analysis
• Viết tài liệu dự án, đặc tả yêu cầu.
• Thiết kế UX/UI, database.
• Làm việc trực tiếp với SCRUM team.
• Thực hiện các buổi UAT, Training khách hàng.
• …

Yêu cầu

• Có tình yêu nghề… say đắm
• Có bằng tiến sỹ các ngành kinh doanh/ công nghệ.
• Thành thạo tiếng Anh, nói được tiếng Nhật và đọc được tài liệu tiếng Pháp.
• Có domain knowledge về ngành sản xuất, y tế, giáo dục, nhân sự, tài chính, ngân hàng,…nói chung là biết tuốt.
• Hiểu tường tận về blockchain là một lợi thế.
• Thuần thục Agile/ Scrum.
• Có khả năng multitask, như vừa lấy yêu cầu, vừa document ngay tại chỗ luôn.
• Yêu cầu năng suất làm việc cao, có thể làm việc liên tù tì từ 9 giờ sáng tới 9 giờ tối mà không lèm bèm, càm ràm gì hết.
• …

Đó, ví dụ về một Job Description. Mặc dù nghe giống tuyển siêu nhân hơn là tuyển BA. Nhưng không sao, anh em chỉ cần để ý tới phần mô tả công việc thôi.

Đó là những công việc mà một người BA sẽ làm. Do đó, mình cần phải build up những kinh nghiệm liên quan tới các đầu việc này. Phân tích một tí về các công việc đặc trưng của BA thì gồm 2 nhóm kỹ năng.

Kỹ năng mềm

1. Thu thập yêu cầu từ khách hàng ==> Kỹ năng giao tiếp, thuyết phục, thuyết trình, đặt câu hỏi, lắng nghe, thấu hiểu…
2. Viết tài liệu dự án ==> Kỹ năng và kiến thức về Word, Excel, Power Point, kỹ năng đánh máy, tối ưu công việc, làm sao cho nhanh, cho hiệu quả.
3. Làm việc với các stakeholders (khách hàng, Dev, PM, QA, QC…) ==> Kỹ năng làm việc nhóm, xử lý xung đột, kiểm soát cảm xúc, tư duy logic…
4. Lên kế hoạch công việc ==> Kỹ năng planning, time management.

Kỹ năng cứng

1. Viết tài liệu dự án ==> Kiến thức và thực hành về UML, BPMN và các loại document có trong dự án.
2. Hiểu nghiệp vụ ==> Hiểu các nghiệp vụ về Sales, Kế toán, Sản xuất, Marketing, Customer Service, Field Service, Supply Chain…
3. Domain Knowledge ==> Hiểu về đặc thù các ngành nghề như Banking, Finance, Insurance, Manufacture, Horeca (hotel-restaurant-cafe), Retail, Human Resource, Real Estate, Education…
4. Thiết kế database ==> Kiến thức và thực hành về database, hiểu về SQL…
5. Có kiến thức về công nghệ ==> Hiểu cách một application, web app hay mobile app hoạt động. Đối với làm triển khai thì hiểu công nghệ của các hãng (như Microsoft, SAP, Oracle…). Hoặc hiểu về các khái niệm như API, Web Service…
6. Thiết kế mockup, prototype ==> Kiến thức căn bản về UX/UI và thực hành trên các tool như Visio, Balsamiq Mockup, Axure…
7. Hiểu quy trình làm việc ==> Kiến thức về Agile/Scrum, Waterpark, à nhầm, Waterfall, hoặc các development management tool như TFS, GitHub, SVN, Jira…

Thường thì dưới phần Mô tả công việc, sẽ luôn có phần Yêu cầu kỹ năng/ kinh nghiệm cụ thể. Tuy nhiên theo mình thì anh em vẫn nên tự phân tích các đầu mục công việc này. Để xem mình có thực sự hiểu những gì người ta đang cần hay không.

Okay, vậy là coi như anh em đã hiểu được Job Description một cách cụ thể.

Tiếp theo, mình sẽ nói về những hành động cụ thể mà anh em có thể làm ngay, để đáp ứng được với các yêu cầu công việc này.

2. Your next step

Khi còn ngồi ghế giảng đường thì có khá nhiều con đường để anh em lựa chọn, cụ thể gồm 6 con đường cơ bản sau:

1. Tham gia các CLB trong trường
2. Tham gia các hoạt động tình nguyện
3. Đi làm thêm, đi làm “pặc-tham”
4. Xung phong thuyết trình
5. Học theo nhóm, làm đồ án, làm bài tập theo nhóm
6. Và cuối cùng là đi thực tập.

Mình chưa thấy ai thời đại học, không làm những việc trên (chí ít là một việc) mà ra trường kiếm được việc ngay cả.

Mình cực kỳ recommend anh em thời đại học nên quẩy những thứ trên. Tệ nhất cũng phải được 2/6 các mục trên. Thì khi đó, ra trường mới có thể tìm được việc ưng ý.

2.1. Chiêm nghiệm

Mình có thằng bạn, hồi năm nhất đại học nó toàn chơi game rồi ngủ. Sang năm hai thấy chán quá nên nó mới quyết định “try something new” bằng cách tham gia điên dại vào các CLB sinh viên trong trường lúc đó.

Mà các CLB này thì hoạt động phải nói là muôn màu phong phú. Từ tổ chức sự kiện, đến đi thiện nguyện, tham gia các cuộc thi, tổ chức training, bán hàng…, nói chung là tùm lum tùm la hết.

Còn trên lớp thì thằng này được cái rất chịu khó làm việc nhóm. Đối tượng thuyết trình chính luôn là nó. Không đẩy nó lên, thì cũng tự nó xung phong, nên anh em trong team đỡ vả lắm.

Ngoài ra, nó cũng chịu khó tham gia các cuộc thi, kiếm tiền đi phượt. Mà được cái nó biết chọn lọc, không phải cuộc thi nào cũng tham gia. Nó chỉ tham gia những cuộc thi liên quan đến ngành nó học thôi, may sao cũng ruồi ruồi được 1-2 giải nhỏ.

Nó cũng chịu khó tham gia mấy tổ chức lợi nhuận phi giáo dục, ủa lộn, mấy tổ chức giáo dục phi lợi nhuận.

Đi dạy mấy đứa nhỏ cấp 1 ở mấy trường dưới Bình Triệu. Nhờ đó mà kỹ năng chém gió của nó cũng lên được kha khá.

Mình để ý là thằng này cũng khá tốt trong việc giao cấu với bạn bè, đồng bọn mới. Kèo đá banh đá bóng gì là đều do nó cầm đầu hết.

2.2. Phân tích

Sơ bộ thì thằng bạn mình cũng có đủ các kỹ năng mềm để làm BA chứ hả anh em. Nhưng đó chỉ là một nửa câu chuyện. Nửa còn lại là kỹ năng cứng thì để mình ngó xem nó có gì ?

Vì thằng này là một thằng hay quan sát nên lâu lâu nó hay ba láp ba xàm về mấy thứ xung quanh nó. Như cái máy quẹt thẻ giữ xe nó hoạt động ra sao chẳng hạn.

Nó cũng chịu khó đọc sách. Mà sách nó đọc thì cũng nhiều loại, xàm cũng có, mà cực xàm cũng có.

Nói về chuyện thực tập thì nghe kể đâu nó apply tới tận mười mấy công ty. Mà có đúng 2-3 công ty gì đó là chịu nhận nó.

Chưa kể lúc thực tập về, nó còn làm khóa luận nữa. Hồi đó nghe nói nó làm đề tài về thiết kế hệ thống vận hành dữ liệu đầu vào gì đó cho công ty nghiên cứu thị trường.

Lăn lê bò trường với khóa luận khoảng hơn 3 tháng, nó cũng thu hoạch được khá nhiều vốn liếng. Từ kiến thức nền tảng chung về IT, đến các kiến thức về phân tích, thiết kế hệ thống thực tế.

Chưa kể vì nhiều lần đau thương với Microsoft Word nên nó cũng rút kinh nghiệm nhiều khi làm Word. Nó còn kể lúc thực tập, vì được làm Vlookup nhiều nên Excel nó tự tin lắm.

2.3. Kết luận

Cuối cùng, gom góp lại những gì nó từng trải, từng làm, ngồi chiêm nghiệm một hồi. Thấy kỹ năng mềm của nó quá hợp với BA đi chứ. Kỹ năng cứng là thứ nó không tự tin, nhưng đó là những gì nó có thể làm để chuẩn bị cho một buổi phỏng vấn BA. ==> Mức độ tự tin khoảng 85%.

Note một ý nhỏ với anh em, kỹ năng cứng với anh em sinh viên mới ra trường thực ra cũng không cần yêu cầu quá nhiều. Quan trọng nhất vẫn là thái độ và kỹ năng mềm của mình thôi. Vì hai cái đó sinh viên hoàn toàn có được, từ rèn được.

Còn về kỹ năng cứng thì đa phần là ở mức độ tự tìm hiểu. Rồi cố gắng ứng dụng được nhiều nhất có thể khi đi thực tập mà thôi 🙂

Thời buổi giờ có quá nhiều resource cho anh em ngâm cứu. Từ free tới tính phí. Quan trọng là anh em có chịu bỏ thời gian ra học hay không thôi.

Rảnh rảnh cứ lên Udemy, Pluralsight hoặc chỉ cần Youtube là có nhiều clip hay để học rồi. Hoặc nếu máu hơn thì cứ để dành một ít vốn liếng đi học khóa học BA. Cũng hết sảy con bà bảy.

Mẹo nhỏ đọc nghe hú hồn chơi

Muốn chuẩn bị kiến thức về nghiệp vụ, chỉ cần đăng ký TRIAL các hệ thống rồi vào vọc là ô kê.

Cách đăng ký cũng dễ ẹc, chỉ cần đọc hướng dẫn là trong vòng 3 nốt nhạc, anh em đã có ngay một hệ thống, tha hồ vào vọc.

Có các hãng nổi tiếng sau anh em có thể chọn (bấm vào các link sau rồi làm theo hướng dẫn)

• Microsoft Dynamics 365
• Salesforce
• Oracle
• SAP

Nói vòng vòng nãy giờ túm cái váy lại, là anh em phải làm.

Làm những thứ liên quan đến công việc BA như mình nói ở trên.

Làm MC, quá good

Làm quản trò, quá good

Làm gia sư, quá good

Làm tình nguyện viên, quá good

Làm sales, quá good

Làm biếng, quá bad, cái này thì là quá bad.

Những cái “bad” khác mà anh em có thể dễ dàng nhận ra như: làm biếng, làm biếng, hoặc làm biếng. Tức là làm gì cũng tốt, miễn có làm là được, nhưng đừng làm biếng.

Nhưng bên cạnh cái làm biếng, còn một cái làm khác, cũng “bad” không kém.

Đó là làm không liên quan.

Ví dụ làm bồi bàn quán ăn, quán cà phê. Cũng tốt thôi, nhưng thật sự nó không liên quan lắm đến những thứ mình có nói ở trên. Anh em có thể có kỹ năng giao tiếp, kỹ năng xử lý tình huống. Nhưng bù lại công việc chỉ gói gọn chừng đó, không mở rộng ra được. Mà không mở rộng, thì sẽ không tự phát triển lên được. Làm dưới 3 tháng thì ô kê, trên 3 tháng thì nên cân nhắc.

Sẽ có anh em hỏi: “Làm part time ở tiệm photocopy ổn không anh?” Cái này thì mình lại nghĩ là quá good đi chứ. Như anh sếp của mình, thời đi học cũng từng làm partime ở tiệm photocopy.

Nói về Word thì ổng trùm lắm. Nhắm mắt vẫn dùng phím tắt múa như thường. Heading, căn lề, font chữ, size chữ, theme, paragraph các kiểu làm rẹc rẹc.

Hồi đó làm document, mình cứ đinh ninh là ổn, đưa qua ảnh review một cái thì thôi rồi, y như rằng phải làm lại… bản mới.

3. Túm cái váy

Phải thử rồi mới biết.

Đừng ngại chuyện không có kinh nghiệm. Giờ không chỉ BA, mà các ngành nghề khác cũng vậy, cũng không quá yêu cầu kinh nghiệm như trước nữa.

Mà dù có yêu cầu kinh nghiệm nhiều thì anh em cũng chả việc gì phải ngại. Như mình chia sẻ ở trên, có kinh nghiệm liên quan đến công việc BA thì cứ tự tin, mạnh dạn mà phỏng vấn.

Quay lại trường hợp của mình: mình bị rớt phỏng vấn BA là vì mình chưa thể hiện được mức độ phù hợp của mình với công việc. Mình chưa thật sự show cho họ thấy được: “à, tui đã hiểu, đã sẵn sàng làm cái này, cái kia, làm công việc của một BA thật sự”.

Đó là lý do mà mình, và nhiều anh em khác bị rớt phỏng vấn, do cả hai (cả người phỏng vấn và người được phỏng vấn) chưa tìm được nhu cầu của nhau.

Đừng nghĩ làm BA là một công việc gì đó cần kinh nghiệm ghê gớm. Cứ mạnh mẽ, tự tin mà apply, phải manh động lên.

Sẽ không ai nghĩ một con voi biết bơi, cho đến khi người ta thấy nó dưới nước.

Hãy cho nhà tuyển dụng thấy những gì bạn đã làm. Hãy thuyết phục công ty chọn bạn làm BA. Và họ sẽ không hối hận khi thấy những gì bạn làm.

…hoặc ngược lại ?

That’s all! Hẹn gặp anh em ở những bài sau. Có gì cần trao đổi, chém gió thêm thì anh em cứ comment bên dưới nhé.

Mình mới gắn nút like cho blog. Anh em nào thấy thích bài này thì cứ like mạnh tay nhé ? See yaaaa!!!

Bài viết gốc được đăng tải tại thinhnotes.com

Xem thêm:

• Top câu hỏi phỏng vấn vị trí Business Analyst mới nhất
• Để trở thành Data Analyst cần học gì? Học như thế nào?

Xem thêm tuyển dụng IT hấp dẫn trên TopDev